Rechnungen automatisch versenden

Easy Template kann Ihre Rechnungen nach einem Verkauf automatisch an die Kundinnen und Kunden verschicken – wahlweise über den eBay-Nachrichtendienst oder per E-Mail, auf Wunsch mit dem PDF im Anhang. Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie den automatischen Versand einrichten und was dabei im Hintergrund geschieht.

Wie Rechnungen überhaupt entstehen (aus abgeschlossenen Bestellungen), lesen Sie im Kapitel Rechnungen. Der automatische Versand baut darauf auf.

1. Wozu ist das gut?

Bei jedem Verkauf erwartet der Käufer eine Rechnung. Statt jede Rechnung von Hand zu verschicken, erledigt das Programm dies automatisch im Hintergrund, sobald eine Bestellung abgeschlossen (bezahlt) ist. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass keine Rechnung vergessen wird.

2. Einstellungen für den Versand

Alle Schalter finden Sie unter Einstellungen → Rechnungen.

Hinweis: Der PDF-Anhang und der eBay-Nachrichtenversand schließen sich aus. Ist der Versand über eBay-Nachrichten aktiv, wird kein PDF angehängt – eBay-Nachrichten transportieren nur Text.

3. So läuft der automatische Versand ab

Sobald eine Bestellung abgeschlossen ist, geschieht im Hintergrund Folgendes:

1. Das Programm erstellt die Rechnung.
2. Die Sprache der Nachricht wird automatisch anhand des Käuferlandes gewählt.
3. Die Rechnung wird zugestellt:

• eBay-Bestellung mit aktiviertem eBay-Nachrichtenversand: über die eBay-Nachrichten an den Käufer. Kann eBay die Nachricht dauerhaft nicht zustellen (z. B. weil die Käuferdaten anonymisiert sind), weicht das Programm automatisch auf E-Mail aus.
• Alle anderen Fälle: per E-Mail an die Käuferadresse, bei Bedarf mit PDF im Anhang.

1. Wenn eingestellt, erhalten Sie eine Kopie (BCC) – optional mit PDF.

Der Versand läuft in Abständen automatisch; Sie müssen ihn nicht von Hand anstoßen.

4. Welche Rechnungen werden versendet?

• Versendet werden nur Rechnungen zu bezahlten bzw. abgeschlossenen Bestellungen (sowie Stornorechnungen).
• Unbezahlte Bestellungen werden übersprungen und später erneut geprüft.
• Jede Rechnung wird einmal versendet und danach als erledigt markiert – es gibt keine Doppelzustellung.
• Bei vorübergehenden Störungen (z. B. eBay kurz nicht erreichbar) wird die Rechnung nicht als versendet markiert, sondern beim nächsten Durchlauf erneut zugestellt.

5. Stornorechnungen

Wird eine Bestellung storniert, erzeugt das Programm eine Stornorechnung und verschickt sie ebenfalls automatisch – nach denselben Regeln wie eine normale Rechnung.

6. Zugangsdaten mitschicken (optional)

Für bestimmte Angebote lässt sich einstellen, dass beim Rechnungsversand zusätzlich Zugangsdaten erzeugt und per E-Mail an den Kunden geschickt werden („Zugangsdaten generieren und per E-Mail an Kunden senden"). Diese Option ist nur für besondere Anwendungsfälle gedacht und im Normalbetrieb ausgeschaltet.

Häufige Fragen

Rechnungen werden erstellt, aber nicht verschickt. Prüfen Sie unter Einstellungen → Rechnungen, ob „Rechnung automatisch an Kunden senden" eingeschaltet ist. Ohne diesen Schalter bleibt es beim reinen Erstellen.

Es hängt kein PDF an der Rechnung. Aktivieren Sie „Rechnung als PDF-Anhang senden". Beachten Sie: Ist der Versand über eBay-Nachrichten aktiv, wird kein PDF angehängt.

Die Rechnung ging per E-Mail statt über eBay. Das ist der vorgesehene Ausweichweg: Konnte eBay die Nachricht dauerhaft nicht zustellen, verschickt das Programm die Rechnung stattdessen per E-Mail.

In welcher Sprache wird die Rechnung verschickt? Die Sprache wird automatisch aus dem Land des Käufers abgeleitet, sofern eine passende Vorlage vorliegt.

Ich möchte selbst eine Kopie jeder Rechnung erhalten. Aktivieren Sie „Kopie an mich senden" – und, falls die Kopie das PDF enthalten soll, zusätzlich „… mit PDF".

Eine Bestellung wurde nicht versendet. Nur abgeschlossene/bezahlte Bestellungen werden fakturiert und versendet. Prüfen Sie den Status der Bestellung; unbezahlte Bestellungen werden beim nächsten Durchlauf erneut geprüft.