Ausgaben

Auf der Ausgaben-Seite erfassen Sie Ihre betrieblichen Kosten (Eingangsrechnungen) und behalten den Überblick über Ihre Lieferanten. Eine besondere Hilfe ist die Funktion „Fehlende Lieferanten": Sie erinnert Sie an wiederkehrende Rechnungen – etwa Miete, Hosting oder Abos –, die in einem Quartal noch fehlen.

1. Fehlende Lieferanten erkennen

Wiederkehrende Kosten fallen regelmäßig an. Fehlt eine solche Rechnung, geht sie leicht unter. Die Funktion Fehlende Lieferanten vergleicht zwei Quartale miteinander und zeigt Ihnen, welche Lieferanten im betrachteten Quartal weniger Rechnungen haben als im Quartal davor.

So erscheinen sowohl Lieferanten, von denen noch gar keine Rechnung vorliegt, als auch solche, von denen bisher nur ein Teil der üblichen Rechnungen erfasst ist (z. B. 1 von 3).

2. Den Dialog öffnen und bedienen

Öffnen Sie die Ausgaben-Seite.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Fehlende Lieferanten.

Der Dialog zeigt oben eine Navigationsleiste zum Blättern zwischen den Quartalen:

Element	Funktion
◀	Ein Quartal zurück (älteres Quartal ansehen)
Quartals-Anzeige (z. B. „Q3 2026")	Das aktuell betrachtete Quartal
▶	Ein Quartal vor – nur bis zum aktuellen Quartal möglich

Hinweise:

Beim Öffnen übernimmt der Dialog das Quartal, das Sie im Zeitraum-Filter der Ausgaben-Seite gewählt haben. Ohne Auswahl startet er beim aktuellen Quartal.
Sie können beliebig weit in die Vergangenheit blättern.
In die Zukunft lässt sich nicht blättern, da hierfür kein sinnvoller Vergleich existiert; der ▶-Pfeil ist dann nicht anklickbar.
Während die Daten geladen werden, sind beide Pfeile kurz deaktiviert.

3. Die Liste verstehen

Der Dialog listet die betroffenen Lieferanten mit folgenden Angaben:

Lieferant – Name des Anbieters
Rechnungen (Vorquartal) – wie viele Rechnungen im Quartal davor vorlagen
Rechnungen (dieses Quartal) – wie viele im betrachteten Quartal bereits erfasst sind
Betrag – die Summe des Vorquartals als Orientierung
Kategorie – die Kategorie der jüngsten Rechnung dieses Lieferanten

Ein Lieferant erscheint nur dann, wenn im betrachteten Quartal weniger Rechnungen vorliegen als im Vorquartal.

4. Fehlende Ausgabe direkt anlegen

Neben jeder Zeile finden Sie einen „+"-Button. Damit legen Sie die fehlende Ausgabe mit wenigen Klicks an:

Klicken Sie in der Zeile auf +.
Der Ausgaben-Editor öffnet sich und übernimmt bereits:

den Lieferanten und
die Kategorie (sofern vorhanden).

Ergänzen Sie Betrag, Datum und weitere Angaben und speichern Sie.

So erfassen Sie wiederkehrende Rechnungen schnell, ohne alle Felder erneut eintippen zu müssen.

5. Kategorie wird automatisch vorgeschlagen

Wenn Sie eine Rechnung hochladen (KI-Erkennung oder ZUGFeRD) oder den Lieferanten eintippen, sucht das Programm nach früheren Ausgaben desselben Anbieters und stellt deren Kategorie ein. Unter dem Feld steht dann z. B. *„Vorschlag aus 3 früheren Rechnungen von „Vodafone West GmbH““*.

Kleine Unterschiede im Namen stören nicht: „Vodafone West GmbH“ findet auch frühere Rechnungen von „VODAFONE WEST GMBH“ oder „Vodafone GmbH“ (dann mit dem Zusatz *„ähnlicher Name“*).
Gab es für den Anbieter mehrere Kategorien, gilt die zuletzt benutzte.
Haben Sie die Kategorie selbst ausgewählt, wird sie nicht mehr verändert. Beim Bearbeiten einer gespeicherten Ausgabe bleibt deren Kategorie ebenfalls stehen – außer sie steht noch auf „Sonstiges“.

Prüfen Sie den Vorschlag kurz und ändern Sie ihn bei Bedarf, bevor Sie speichern.

6. Steuersatz wird mit früheren Rechnungen abgeglichen

Beim Auslesen einer Rechnung übernimmt das Programm den Steuersatz aus dem Dokument und vergleicht ihn mit früheren Rechnungen desselben Lieferanten:

Kein Steuersatz im Dokument erkennbar: Es gilt der Satz der früheren Rechnungen. Unter „Steuersatz (Gesamt)“ steht dann z. B. *„Wie bei 3 früheren bestätigten Rechnungen von „Stripe …“: 0 % (Reverse Charge)“*.
Gleicher Satz: Bei 0 % wird zusätzlich die Art übernommen (steuerfrei, innergemeinschaftlich oder Reverse Charge).
Anderer Satz: Es gilt das Dokument, aber ein gelber Hinweis weist auf die Abweichung hin. Mit „Satz der früheren Rechnungen übernehmen“ stellen Sie Steuersatz und alle Positionen mit einem Klick um.

Bestätigte Ausgaben zählen dabei mehr als Entwürfe. Haben Sie den Steuersatz selbst gewählt, wird er nicht mehr verändert.

7. Mehrere Rechnungen auf einmal hochladen

Klicken Sie auf Mehrere hochladen.
Ziehen Sie die Dateien (PDF, JPG, PNG oder WEBP) in den Dialog oder klicken Sie auf auswählen. Sie können mehrmals Dateien hinzufügen.
Wählen Sie bei Bedarf das KI-Konto für Rechnungen ohne ZUGFeRD-Daten.
Klicken Sie auf Verarbeiten.

Die Dateien werden nacheinander hochgeladen und ausgelesen. Lassen Sie das Fenster offen, bis alle Dateien fertig sind – mit Abbrechen stoppen Sie nach der aktuellen Datei.

Jede Rechnung wird als Ausgabe angelegt:

Status	Bedeutung
Entwurf	Lieferant und Betrag wurden erkannt. Bitte prüfen und auf „Bestätigt“ stellen.
Fehler	Die Rechnung konnte nicht (vollständig) ausgelesen werden, oder die Rechnungsnummer gibt es schon. Der Grund steht in den Notizen und erscheint, wenn Sie mit der Maus auf das rote „Fehler“ zeigen. Das Dokument ist angehängt – ergänzen Sie die Angaben und stellen Sie den Status um.

Mit dem Filter Status → Fehler finden Sie alle Rechnungen, die noch Nacharbeit brauchen. Über das Stift-Symbol in der Ergebnisliste öffnen Sie eine Ausgabe direkt – auch wenn ihr Rechnungsdatum außerhalb des gewählten Zeitraums liegt.

8. Beträge brutto oder netto eingeben

In der Positionstabelle können Sie den Betrag auf zwei Wegen eintippen:

Netto-Preis (Einzelpreis ohne MwSt): MwSt und „Brutto gesamt“ werden ausgerechnet – wie bisher.
Brutto gesamt (der Betrag, der auf der Quittung steht, für die ganze Zeile): Netto-Einzelpreis und MwSt werden aus Menge und Steuersatz zurückgerechnet.

Ändern Sie danach Menge oder Steuersatz, bleibt der zuletzt eingetippte Betrag stehen – also der Bruttobetrag, wenn Sie brutto eingegeben haben.

Beispiel: 5 × Kopierpapier, Quittung über 10,00 €, 19 % → Netto-Preis 1,680672 €, MwSt 1,60 €, Brutto gesamt 10,00 €. Der Netto-Preis wird dafür mit bis zu sechs Nachkommastellen geführt. Der Bruttobetrag stimmt immer genau, die MwSt weicht höchstens um einen Cent vom rechnerischen Wert ab. Steht auf dem Beleg eine andere MwSt, tragen Sie sie einfach im Feld „MwSt“ ein.

Häufige Fragen

Warum erscheint ein Lieferant, von dem ich in diesem Quartal doch schon eine Rechnung habe? Der Dialog zeigt Lieferanten, die in diesem Quartal weniger Rechnungen haben als im Vorquartal. Hatten Sie im Vorquartal drei Rechnungen und jetzt erst eine, erscheint der Lieferant weiterhin – bis die übliche Anzahl erreicht ist.

Ich möchte ein früheres Quartal prüfen. Blättern Sie mit dem ◀-Pfeil so weit zurück, wie Sie möchten. Der Vergleich erfolgt immer mit dem jeweils davorliegenden Quartal.

Der ▶-Pfeil lässt sich nicht anklicken. Sie haben das aktuelle Quartal erreicht. Weiter in die Zukunft lässt sich nicht blättern.

Warum steht bei einer hochgeladenen Rechnung „Fehler“? Der genaue Grund steht in den Notizen der Ausgabe – z. B. „Rechnungsnummer ist bereits vorhanden“ (die Rechnung wurde schon einmal erfasst) oder eine Meldung der KI. Ist es ein Doppel, löschen Sie die Ausgabe einfach.

Eine Reverse-Charge-Rechnung wurde mit 19 % übernommen. Das passierte bis Oktober 2026 bei jeder ausgelesenen Rechnung mit 0 %. Prüfen Sie solche Ausgaben und stellen Sie den Steuersatz um. Neue Rechnungen werden richtig erkannt und zusätzlich mit Ihren früheren Rechnungen abgeglichen.