Lizenzschlüssel automatisch versenden

Verkaufen Sie digitale Produkte (z. B. Software-Lizenzen, Aktivierungscodes, Gutscheincodes), kann Easy Template den passenden Lizenzschlüssel nach dem Kauf automatisch an die Käuferin oder den Käufer verschicken – ohne dass Sie jede Bestellung von Hand bearbeiten. Der Versand ist eng mit der automatischen Rechnungserstellung verzahnt (siehe Rechnungen).

1. Wozu ist das gut?

Bei digitalen Artikeln erwartet der Käufer den Schlüssel meist sofort. Statt jeden Code einzeln herauszusuchen und zu versenden, hinterlegen Sie einen Vorrat an Schlüsseln je Artikel. Ist eine Bestellung abgeschlossen, entnimmt das Programm automatisch einen freien Schlüssel und schickt ihn per eBay-Nachricht oder E-Mail an den Käufer.

2. Einrichtung im Überblick

Für den automatischen Versand sind drei Dinge nötig:

1. Lizenzschlüssel hinterlegen (Vorrat je Artikel),
2. eine E-Mail-Vorlage mit dem Schlüssel-Platzhalter dem Artikel zuordnen,
3. die Automatik in den Einstellungen einschalten.

Diese Schritte beschreiben die folgenden Abschnitte.

3. Lizenzschlüssel hinterlegen

Ihre Schlüssel verwalten Sie auf der Seite Lizenzschlüssel. Dort finden Sie drei Reiter:

Schlüssel per Datei importieren

1. Öffnen Sie Lizenzschlüssel → Import.
2. Stellen Sie Trennzeichen und Texttrenner passend zu Ihrer Datei ein.
3. Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus. Ein Beispiel für den Aufbau der Datei wird rechts angezeigt.
4. Die eingelesenen Schlüssel erscheinen in der Liste und stehen dem Artikel als Vorrat zur Verfügung.

Wichtig: Jeder Schlüssel hat einen Bestand. Wie beim Lager wird bei jedem Verkauf ein Schlüssel „verbraucht". Ist der Vorrat aufgebraucht, kann nichts mehr versendet werden – dann werden Sie benachrichtigt (siehe unten).

Sie können Schlüssel auch direkt am Artikel hinterlegen: Öffnen Sie den Artikel und klappen Sie den Bereich Lizenzschlüssel auf. Dort gibt es die Schaltfläche Lizenzschlüssel hinzufügen.

4. E-Mail-Vorlage zuordnen

Der Schlüssel wird in eine E-Mail-Vorlage eingesetzt und mit dieser verschickt. Die Zuordnung erfolgt je Artikel:

1. Öffnen Sie den Artikel und klappen Sie den Bereich Lizenzschlüssel auf.
2. Klicken Sie bei E-Mail-Text auf E-Mail-Text hinzufügen und wählen Sie die passende Vorlage (je Sprache möglich).
3. Über E-Mail-Texte verwalten legen Sie neue Vorlagen an oder bearbeiten bestehende.

Damit der Schlüssel in der Nachricht erscheint, fügen Sie in der Vorlage an der gewünschten Stelle den Platzhalter {{LicenseKey}} ein. Beim Versand ersetzt das Programm ihn durch den tatsächlichen Schlüssel.

Tipp: Ohne zugeordnete E-Mail-Vorlage kann der Schlüssel nicht versendet werden. Ordnen Sie jedem Lizenz-Artikel mindestens eine Vorlage zu.

5. Automatik einschalten

1. Öffnen Sie Einstellungen → eBay.
2. Aktivieren Sie den Schalter „Lizenzschlüssel nach dem Kauf automatisch senden".
3. Optional: Aktivieren Sie „E-Mail als BCC zur Kontrolle senden", um eine Kopie jeder Versand-E-Mail zu erhalten.

Ist der Schalter aus, werden keine Schlüssel automatisch verschickt.

6. Wie der automatische Versand abläuft

Sobald eine Bestellung abgeschlossen ist, geschieht im Hintergrund Folgendes:

1. Das Programm erstellt die Rechnung zur Bestellung.
2. Für jedes gekaufte Stück wird ein freier Schlüssel aus dem Vorrat des Artikels entnommen. Die Zuordnung erfolgt über den Artikel (und, falls gepflegt, die Artikelnummer/SKU).
3. Die zugeordnete E-Mail-Vorlage wird mit dem/den Schlüssel(n) gefüllt.
4. Die Nachricht wird zugestellt:

• eBay-Bestellung: über die eBay-Nachrichten an den Käufer. Kann eBay die Nachricht dauerhaft nicht zustellen, weicht das Programm automatisch auf E-Mail aus.
• Andere Bestellungen (Shop, Marktplätze): per E-Mail an die Käuferadresse.

1. Der Versand wird im Protokoll festgehalten (Schlüssel, Empfänger, Zeitpunkt).

Jede Rechnung wird nur einmal mit Schlüsseln beliefert – eine Doppel­zustellung ist ausgeschlossen.

7. Was passiert, wenn ein Schlüssel fehlt?

Das Programm verschickt eine Bestellung nur vollständig. Reicht der Vorrat nicht für alle gekauften Stücke, wird nichts versendet und stattdessen:

• die bereits vorgemerkten Schlüssel wieder freigegeben (sie gehen nicht verloren) und
• Sie als Verkäufer benachrichtigt (Hinweis „Lizenzschlüssel nicht versendet" bzw. „nicht vorrätig").

Sobald Sie neue Schlüssel importiert haben, wird der Versand beim nächsten Durchlauf automatisch nachgeholt.

Auch bei vorübergehenden Störungen (z. B. eBay kurz nicht erreichbar) werden die Schlüssel nicht verbraucht; der Versand wird später erneut versucht.

Häufige Fragen

Ein Käufer hat keinen Schlüssel erhalten. Prüfen Sie der Reihe nach:

1. Ist die Automatik unter Einstellungen → eBay eingeschaltet?
2. Ist dem Artikel eine E-Mail-Vorlage mit dem Platzhalter {{LicenseKey}} zugeordnet?
3. Sind noch Schlüssel im Vorrat (Bestand größer 0)?
4. Ein Blick ins Protokoll zeigt, ob und wann versendet wurde.

Werden Schlüssel doppelt verschickt? Nein. Jede Rechnung erhält ihre Schlüssel genau einmal. Bereits zugestellte Schlüssel bleiben zugestellt, auch wenn ein späterer Artikel derselben Bestellung noch offen ist.

Mein Schlüsselvorrat ist leer – was nun? Importieren Sie neue Schlüssel über Lizenzschlüssel → Import. Offene Bestellungen werden anschließend automatisch beliefert. Sie werden benachrichtigt, solange der Vorrat nicht ausreicht.

Kann ich sehen, welcher Schlüssel an wen ging? Ja. Der Reiter Protokoll (Logs) auf der Lizenzschlüssel-Seite listet Empfänger, Schlüssel und Zeitpunkt jeder Zustellung.

Warum ging der Schlüssel per E-Mail statt über eBay? Konnte eBay die Nachricht dauerhaft nicht zustellen (z. B. weil die Käuferdaten anonymisiert wurden), verschickt das Programm den Schlüssel ersatzweise per E-Mail an die hinterlegte Käuferadresse.