Rechnungen

Easy Template erstellt zu Ihren Bestellungen automatisch Rechnungen und stellt sie Ihren Käuferinnen und Käufern zu. Sie können die Rechnungen ansehen, als PDF öffnen und bei Bedarf bearbeiten. Für stornierte Bestellungen wird automatisch eine Stornorechnung erzeugt.

1. Wie entstehen Rechnungen?

Sobald eine Bestellung abgeschlossen ist (bezahlt bzw. vollständig abgewickelt), wandelt das Programm sie im Hintergrund automatisch in eine Rechnung um. Sie müssen dafür nichts von Hand anstoßen – der Vorgang läuft regelmäßig für alle angebundenen Marktplätze (eBay, Amazon, Hood, Kaufland) und Ihren Online-Shop.

Damit eine Bestellung fakturiert wird, muss sie den Zustand abgeschlossen erreicht haben. Bestellungen, die noch offen oder unbezahlt sind, werden noch nicht in eine Rechnung umgewandelt.

2. Die Kundenangabe auf der Rechnung

Auf jeder Rechnung wird neben Datum und Rechnungsnummer das Feld „Kunde" ausgegeben. Woher diese Kennung stammt, hängt von der Plattform ab:

Bei Shop-Bestellungen gibt es keine Marktplatz-Kennung – dort wird die E-Mail-Adresse verwendet. Rechnungs-Editor und PDF zeigen dieselbe Kundenangabe.

3. Rechnung zustellen

Wie die Rechnung beim Käufer ankommt, richtet sich nach der Plattform und Ihren Einstellungen:

• eBay: Auf Wunsch wird die Rechnung über die eBay-Nachrichten direkt an den Käufer geschickt. Diese Option aktivieren Sie in Ihren Einstellungen.
• Alle anderen Fälle: Die Rechnung geht per E-Mail an die Käuferadresse – bei Bedarf mit dem PDF im Anhang.

Automatischer Ausweichweg: Lehnt eBay die Nachricht dauerhaft ab (das kommt vor, wenn eBay die Käuferdaten anonymisiert hat oder die Transaktion zu alt ist), weicht das Programm automatisch auf den E-Mail-Versand aus. So bleibt die Zustellung nicht stecken.

Bei vorübergehenden Störungen (z. B. eBay kurz nicht erreichbar) wird die Zustellung nicht als erledigt markiert, sondern beim nächsten Durchlauf erneut über eBay versucht.

Mehr dazu: Wie Sie den automatischen Versand einrichten (E-Mail vs. eBay-Nachricht, PDF-Anhang, Kopie an sich selbst), beschreibt das Kapitel Rechnungen automatisch versenden.

4. Rechnungen ansehen und bearbeiten

Auf der Rechnungs-Seite finden Sie Ihre Rechnungen in einer Übersicht. Von dort aus können Sie:

• eine Rechnung öffnen und im Editor bearbeiten,
• die Rechnung als PDF anzeigen und herunterladen.

Gut zu wissen: Das fertige Rechnungs-PDF wird gespeichert, damit es nicht bei jedem Öffnen neu erzeugt werden muss. Eine bereits erstellte Rechnung behält deshalb ihren einmal erzeugten Stand.

5. Stornorechnungen

Wird eine Bestellung storniert (z. B. im Shop zurückgenommen), erzeugt das Programm automatisch eine Stornorechnung und schreibt den betroffenen Bestand wieder gut. Sie müssen die Stornierung also nicht von Hand nachpflegen.

Häufige Fragen

Eine Bestellung wurde nicht in eine Rechnung umgewandelt. Warum? Rechnungen entstehen nur aus abgeschlossenen Bestellungen. Prüfen Sie, ob die Bestellung als abgeschlossen/bezahlt geführt wird. Sehr alte Bestellungen, die vor einer Programmaktualisierung mit einem abweichenden Status gespeichert wurden, werden nicht rückwirkend erfasst und müssen gegebenenfalls von Hand fakturiert werden.

Im PDF einer älteren Shop-Rechnung fehlt der Kunde, im Editor steht er aber da. Bei sehr alten Shop-Rechnungen kann das gespeicherte PDF noch den früheren Stand enthalten, während der Editor die Angabe bereits korrekt anzeigt. Neu erstellte Rechnungen zeigen den Kunden richtig. Soll eine bestehende Rechnung aktualisiert werden, muss das gespeicherte PDF neu erzeugt werden.

Die Rechnung wurde nicht über eBay, sondern per E-Mail zugestellt. Das ist der vorgesehene Ausweichweg: Konnte eBay die Nachricht dauerhaft nicht zustellen, verschickt das Programm die Rechnung stattdessen per E-Mail an die Käuferadresse.

Wird die Rechnung als PDF mitgeschickt? Beim E-Mail-Versand kann das PDF als Anhang beigefügt werden, sodass die Käuferin oder der Käufer die Rechnung direkt vorliegen hat.