Automatischer Bestandsabgleich zwischen Plattformen

Wer denselben Artikel auf mehreren Kanälen anbietet (z. B. eBay, Hood, Kaufland, Amazon und im eigenen Shop), muss aufpassen, nicht mehr zu verkaufen, als vorrätig ist. Der automatische Bestandsabgleich übernimmt das für Sie: Wird ein Artikel auf einem Kanal verkauft, sinkt sein Bestand, und der neue Bestand wird automatisch auf alle anderen angebundenen Kanäle übertragen. So verhindern Sie Überverkäufe.

Abgrenzung zur Lagerverwaltung: Die Lagerverwaltung führt Ihren internen Warenbestand und kann Artikel bei Unterschreiten eines Sicherheitsbestands auslisten. Der hier beschriebene Bestandsabgleich hält die auf den Marktplätzen eingestellten Mengen untereinander konsistent. Beides lässt sich kombinieren.

1. Wozu ist das gut?

Bieten Sie einen Artikel gleichzeitig auf mehreren Kanälen an, „wissen" diese Kanäle nichts voneinander. Ohne Abgleich könnten Sie dasselbe letzte Stück auf eBay und im Shop verkaufen. Der automatische Abgleich sorgt dafür, dass ein Verkauf auf einem Kanal die Menge auf allen anderen Kanälen mitzieht.

Beispiel: Sie haben von einem Artikel 3 Stück und bieten ihn auf eBay, Hood und im Shop an. Wird 1 Stück auf Hood verkauft, setzt das Programm die Menge auf eBay und im Shop automatisch auf 2.

2. Welche Kanäle werden abgeglichen?

Der Abgleich funktioniert zwischen diesen Kanälen:

Der Kanal, auf dem der Verkauf stattgefunden hat, wird beim Übertragen ausgelassen – er kennt den Verkauf ja bereits.

Mehrere eBay-Konten? Der Abgleich arbeitet mit Ihrem Primärkonto. Was das für Angebote auf einem weiteren eBay-Konto bedeutet, steht in Abschnitt 8.

3. Abgleich je Kanal aktivieren

Den Abgleich schalten Sie pro Plattform in deren Einstellungen ein:

Ist der jeweilige Schalter aus, wird dieser Kanal beim Abgleich übersprungen. eBay wird als zentraler Kanal automatisch berücksichtigt.

Voraussetzung: Der Artikel muss auf den betreffenden Kanälen tatsächlich eingestellt sein und dort erkannt werden (siehe nächster Abschnitt).

4. Wie werden Artikel über die Kanäle hinweg zugeordnet?

Damit ein Verkauf auf allen Kanälen dieselbe Menge anpasst, muss das Programm denselben Artikel auf jedem Kanal wiedererkennen. Dafür nutzt es die am Artikel gespeicherten Kennungen (u. a. Artikelnummer/SKU und die jeweilige Plattform-Kennung des Angebots).

Damit der Abgleich zuverlässig funktioniert:

• Pflegen Sie eine eindeutige Artikelnummer (SKU) je Artikel.
• Stellen Sie den Artikel über Easy Template auf den Kanälen ein, damit die Verknüpfung zu den jeweiligen Angeboten gespeichert wird.

Wird ein Artikel zu einem Verkauf nicht gefunden, wird der Vorfall protokolliert und der betreffende Kanal für diesen Verkauf übersprungen.

Mehrere eBay-Angebote für dieselbe Ware

Ein Artikel in Easy Template ist je eBay-Konto mit genau einem Angebot verknüpft. Führen Sie im selben eBay-Konto zwei Angebote für dieselbe Ware (z. B. mit den SKUs 201300 und 201301), sind das in Easy Template zwei eigenständige Artikel – jeder mit eigener SKU und eigenem Bestand. Die SKUs bei eBay bleiben dabei unverändert.

Einen gemeinsamen Bestand, der die verfügbare Menge automatisch auf beide Angebote verteilt, gibt es derzeit nicht. Teilweise hilft die Lagerverwaltung: Tragen beide Artikel dieselbe EAN, wird jeder Verkauf vom gemeinsamen Lagerbestand abgezogen, und beim Erreichen des Sicherheitsbestands werden beide ausgelistet. Die angebotene Menge wird dabei aber nicht aus dem Lagerbestand verteilt.

5. Wann läuft der Abgleich?

Der Abgleich läuft automatisch in Abständen im Hintergrund – Sie müssen ihn nicht von Hand anstoßen. Nach einem Verkauf kann es daher einen kurzen Moment dauern, bis die Mengen auf den anderen Kanälen nachgezogen sind.

Ein Verkauf muss zuerst als Bestellung abgeholt werden, danach gleicht der Bestandsabgleich die übrigen Kanäle an:

In der Praxis: Ein Verkauf auf eBay oder Kaufland ist meist nach 10 bis 30 Minuten auf den anderen Kanälen abgezogen. Bei einem Verkauf über Hood oder den Shop kann es bis zu etwa einer Stunde dauern.

Jeder Verkauf wird einmal abgeglichen und danach als erledigt vermerkt. Konnte ein einzelner Kanal nicht aktualisiert werden (z. B. Artikel dort nicht gefunden), wird dies protokolliert; der Gesamtablauf läuft weiter, damit nicht alles wegen eines Einzelfehlers stehenbleibt.

6. Nachsehen, ob der Abgleich geklappt hat

In der Artikelübersicht können Sie über die Zahnrad-Schaltfläche die Spalte „Plattformen" einschalten. Sie zeigt je Artikel für jede Plattform getrennt:

Die gelb dargestellte Form 3 → 1 ist der wichtigste Hinweis: Sie bedeutet, dass die Plattform einen anderen Bestand führt als den, den das Programm dorthin übertragen hat. Meist ist dort inzwischen etwas verkauft worden, was noch nicht bei uns angekommen ist – oder eine Übertragung ist nicht durchgedrungen.

Hinweis: Die Spalte füllt sich erst im laufenden Betrieb. Direkt nach der Freischaltung stehen dort überall Striche; mit jedem Abgleich und jedem Import kommen die Werte nach und nach hinzu. Rückwirkend lassen sich die Angaben nicht ermitteln.

7. Was beim Importieren mit dem Bestand passiert

Beim Importieren holen Sie Angebote von einer Plattform zu sich ins Programm. Dabei stellt sich eine Frage, die im Alltag leicht übersehen wird: Überschreibt die dort geführte Menge Ihren Bestand im Programm? Das ist je nach Kanal unterschiedlich.

Warum Kaufland den Bestand nicht überschreibt

Ihr Bestand im Programm gilt für alle Kanäle: Beim nächsten Verkauf wird genau diese Zahl an eBay, Hood, Amazon und Ihren Shop weitergegeben (Abschnitt 1).

Eine Kaufland-Einheit, die Sie gerade erst verknüpft haben, steht dort aber oft noch auf 0, solange Sie noch nichts an Kaufland gesendet haben. Würde diese 0 beim Import Ihren Bestand überschreiben, ginge sie beim nächsten Verkauf an eBay weiter – und Ihr eBay-Angebot würde beendet, obwohl die Ware im Regal liegt. Deshalb lässt der Kaufland-Import Ihre Menge in Ruhe.

Ihre Kaufland-Verkäufe gehen dadurch nicht verloren. Wird auf Kaufland etwas verkauft, kommt der Verkauf als Bestellung herein und senkt den Bestand auf dem üblichen Weg – genau wie bei jedem anderen Kanal (Abschnitt 1).

Was der Kaufland-Import stattdessen aktualisiert

• Die Verknüpfung zum Kaufland-Angebot: Lager, Versandgruppe, Zustand, Mindestpreis und Bearbeitungszeit.
• Die Angaben in der Spalte „Plattformen" (Abschnitt 6): dort sehen Sie, welche Menge und welchen Preis Kaufland aktuell führt – als Auskunft der Plattform, nicht als neuer Wert für Ihren Artikel.
• Neue Angebote, die bei Kaufland stehen, aber noch nicht im Programm sind, werden als Artikel angelegt – dort mit der Menge von Kaufland.

Sie möchten die Menge von Kaufland wirklich übernehmen? Tragen Sie sie am Artikel von Hand ein. Sie sehen den Kaufland-Wert in der Spalte „Plattformen"; die Form 3 → 1 zeigt dabei an, dass Kaufland eine andere Menge führt als zuletzt gesendet.

Der Preis wird beim Kaufland-Import nie überschrieben

Auch der Preis Ihres Artikels bleibt beim Kaufland-Import stehen. Er ist Ihr Preis, nicht der von Kaufland – was Kaufland gerade führt, steht ebenfalls in der Spalte „Plattformen".

8. Mehrere eBay-Konten

Verwalten Sie mehrere eBay-Konten unter einem Zugang, gilt für den Bestandsabgleich eine Besonderheit, die Sie kennen sollten.

Der Bestand gehört zum Artikel, nicht zum Konto

Artikel und Vorlagen sind bei Easy Template kontoübergreifend: Derselbe Artikel kann auf Konto A und auf Konto B angeboten werden, ohne ihn doppelt anzulegen. Er führt dabei aber eine einzige Menge – getrennte Bestände je eBay-Konto gibt es nicht.

Beispiel: Sie haben 3 Stück und bieten den Artikel auf beiden Konten an. Auf jedem Konto stehen dann 3 Stück im Angebot, obwohl Sie insgesamt nur 3 Stück haben. Wird auf Konto A verkauft, sinkt Ihr Bestand auf 2 – auf Konto B steht aber weiterhin die alte Menge (siehe nächster Punkt).

Abgeglichen wird das Primärkonto

Der automatische Abgleich arbeitet mit Ihrem Primärkonto – also mit dem eBay-Konto, das Sie zuerst verbunden haben. Angebote auf einem weiteren eBay-Konto nehmen daran noch nicht teil:

Der Konto-Umschalter oben im Menü ändert daran nichts: Er bestimmt, mit welchem Konto Sie gerade arbeiten (senden, Einstellungen, Kategorien) – der Bestandsabgleich läuft davon unabhängig im Hintergrund und immer über das Primärkonto.

Was Sie deshalb tun sollten

• Am einfachsten: Bieten Sie denselben Artikel nur auf einem eBay-Konto an. Verschiedene Artikel auf verschiedenen Konten sind völlig unproblematisch – die Einschränkung betrifft nur denselben Artikel auf mehreren eBay-Konten gleichzeitig.
• Wenn ein Artikel doch auf zwei Konten laufen soll: Führen Sie die Menge auf dem zweiten Konto bewusst selbst. Arbeiten Sie dort mit einer Reserve (also nicht mit Ihrem gesamten Bestand), und senden Sie den Artikel nach Bestandsänderungen von Hand an dieses Konto: oben im Menü auf das Konto umschalten, Artikel auswählen, an eBay senden.
• Regelmäßig kontrollieren: Die Spalte „Plattformen" (Abschnitt 6) zeigt bei mehreren eBay-Konten je Konto eine eigene eBay-Zeile, gekennzeichnet mit der Kontonummer.

So sieht das aus, wenn das zweite Konto nachgezogen werden muss – dort steht noch die alte Menge, und ein Abgleich hat mit diesem Konto nie stattgefunden:

Diese Einschränkung wird ergänzt. Der kontogenaue Bestandsabgleich – bei dem jedes verbundene eBay-Konto automatisch mitgezogen wird – ist in Arbeit. Bis dahin gilt, was hier beschrieben ist.

9. Abbruch und Rückgabe

Ein Verkauf senkt Ihren Bestand. Was passiert, wenn der Kauf danach doch nicht zustande kommt, hängt davon ab, ob es ein Abbruch oder eine Rückgabe ist.

Das gilt für eBay, Kaufland, Hood, Amazon, Etsy und Ihren Shop gleichermaßen.

Abbruch

Sobald die Bestellung auf dem Marktplatz als storniert geführt wird, holt das Programm den neuen Stand beim nächsten Bestellabruf ab (Abschnitt 5) und bucht die Menge genau einmal in Ihren Bestand zurück. Der neue Bestand geht anschließend an Ihre anderen Kanäle – der Kanal, auf dem storniert wurde, regelt seinen Bestand selbst.

Beispiel: Sie haben 5 Stück, auf Kaufland werden 2 bestellt – der Bestand sinkt auf 3. Der Käufer bricht ab, Sie stornieren die Bestellung bei Kaufland: der Bestand steigt wieder auf 5, und eBay, Hood und Ihr Shop bekommen die 5.

Wichtig: Eine Abbruchanfrage des Käufers allein reicht nicht. Erst wenn Sie den Abbruch auf dem Marktplatz bestätigen (bei eBay: Anfrage annehmen, bei Kaufland: Bestellung stornieren), ist die Bestellung storniert und der Bestand wird zurückgebucht.

Teilabbruch bei Kaufland: Kaufland führt jedes Stück einer Bestellung einzeln. Wird nur ein Teil storniert (z. B. 1 von 2 Stück), bucht das Programm nichts zurück – erst wenn die ganze Bestellung storniert ist. Tragen Sie die Menge bei einem Teilabbruch bitte selbst nach.

Rückgabe

Kommt Ware nach dem Versand zurück, erhöht das Programm den Bestand nicht von selbst. Ob ein zurückgeschickter Artikel wieder verkauft werden kann, wissen nur Sie – vielleicht ist er beschädigt oder geht als B-Ware raus. Tragen Sie die Menge am Artikel von Hand ein, wenn er wieder in den Verkauf soll; der Bestandsabgleich verteilt sie dann wie gewohnt auf alle Kanäle.

Häufige Fragen

Trotz Abgleich wurde zu viel verkauft. Prüfen Sie:

1. Ist der Abgleich für die betroffenen Kanäle aktiviert (siehe Abschnitt 3)?
2. Trägt der Artikel auf allen Kanälen dieselbe Artikelnummer (SKU) bzw. ist er dort korrekt verknüpft?
3. Beachten Sie die kurze Verzögerung: Fallen zwei Verkäufe fast gleichzeitig an, kann in dem kleinen Zeitfenster vor dem Abgleich noch überverkauft werden. Für zusätzliche Sicherheit dient der Sicherheitsbestand der Lagerverwaltung.

Ein Käufer hat abgebrochen – wird der Bestand wieder hochgezählt? Ja, sobald die Bestellung auf dem Marktplatz storniert ist, automatisch und um die bestellte Menge. Bei einer Rückgabe nicht – da passen Sie die Menge selbst an. Ausführlich in Abschnitt 9.

Muss ich für jeden Verkauf etwas tun? Nein. Der Abgleich erfolgt vollautomatisch, sobald ein Verkauf erfasst ist.

Ein Kanal wird nicht mitgezogen. Vergewissern Sie sich, dass der Abgleich-Schalter in den Einstellungen des Kanals aktiv ist und der Artikel dort eingestellt und verknüpft ist.

Ich habe von Kaufland importiert – warum hat sich mein Bestand nicht geändert? Das ist Absicht. Der Kaufland-Import lässt Ihre Menge unverändert, damit eine noch nicht gefüllte Kaufland-Einheit (Menge 0) Ihre Angebote auf den anderen Kanälen nicht beendet. Ausführlich in Abschnitt 7.

Ich habe von eBay importiert und jetzt stimmt meine Menge nicht mehr. Der eBay-Import übernimmt die bei eBay eingestellte Menge – auch für Artikel, die Sie schon im Programm haben. Steht bei eBay ein veralteter Wert, wandert er so zu Ihnen. Prüfen Sie die Menge nach einem großen Import stichprobenartig, bevor der nächste Verkauf sie auf die anderen Kanäle verteilt.

Ich habe zwei eBay-Konten – warum ändert sich die Menge nur auf einem? Der Abgleich arbeitet derzeit mit Ihrem Primärkonto. Angebote auf einem weiteren eBay-Konto zieht er nicht mit. Ausführlich in Abschnitt 8.

Kann ich je eBay-Konto einen eigenen Bestand führen? Nein. Der Bestand hängt am Artikel, nicht am Konto – ein Artikel hat genau eine Menge, egal auf wie vielen eBay-Konten er angeboten wird (Abschnitt 8).

Was ist der Unterschied zur Lager-Automatik? Die Lager-Automatik zieht Verkäufe von Ihrem internen Lagerbestand ab und kann Artikel bei zu geringem Bestand auslisten. Der Bestandsabgleich hält die auf den Kanälen eingestellten Mengen untereinander gleich. Sie ergänzen sich.